Für die Verwaltung wertbezogener Vorgänge ist eine Finanz-Buchhaltung unerläßlich. bb-Fibu ist ein EDV-Programm, das nach dem Prinzip der doppelten Kontoführung arbeitet.
Die doppelte Kontoführung wurde erstmals 1445 von Luca Paciolo beschrieben und beruht auf einer denkbar einfachen Idee: ''Jeder Vorgang wird als eine Geldbewegung dargestellt, die von einer Quelle ausgeht und in einer Senke verschwindet.'' Quellen und Senken (Konten genannt) kann man sich auch als Töpfe vorstellen, die alle auf einem großen Tisch stehen, und aus denen Geld entnommen wird (Quellen), oder in die Geld hineingelegt wird (Senken). Arithmetisch gesehen bedeutet die Geldentnahme eine Subtraktion (-), und ein Hineinlegen eine Addition (+).
Senke Quelle
+ <--- Vorgang --- -
Da jeder Vorgang immer 2 Konten betrifft, heißt das Verfahren auch doppelte Kontoführung (partita doppia).
Der Kontoplan (Konto-Rahmen) enthält eine frei wählbare Menge an Konten,wie sie zur Beschreibung des Geschehens benötigt werden. Der Kontoplan kann jederzeit nach Bedarf erweitert werden. Das Wegnehmen eines Kontos inmitten eines Geschäftsjahres ist nur dann statthaft, wenn es keine Bewegungen über dieses Konto gegeben hat.
Die Konten sind übrigens in 4 Gruppen eingeteilt:
Es ist ein wenig abstraktes Denken nötig um zu verstehen oder zu glauben, daß die Salden dieser Gruppen im Rahmen der Buchhaltung wechselnde Vorzeichen haben:
Dies ergibt eine globale Saldensumme von Null als Kontrolle.
Das Journal ist eine sequentielle Aufzeichnung aller Vorgänge. Die wichtige Aufgabe des Buchhalters besteht darin, den Vorgang evt. in seine Einzelschritte zu zerlegen und die zugehörigen Konten zu bestimmen. Im Zweifelsfall kann jederzeit ein neues Konto eröffnet werden.
Alle im Journal eingetragenen Bewegungen, die ein bestimmtes Konto betreffen, lassen sich auf einer Kontokarte zusammenfassen, und aus dem Anfangsbetrag und den Bewegungen läßt sich der aktuelle Endbetrag des Kontos errechnen (Saldo). Die Aussagekraft dieser Zusammenstellung hängt einzig und allein davon ab, wie fein der Kontoplan Unterscheidungen zuläßt.
Dürfen nicht verwechselt werden. Die Bilanz ist der Vergleich der Salden von allen Aktiv- und Passiv-Konten an einem bestimmten Tag. Sie gibt Aufschluß über den derzeitigen Vermögensstand.
Die Wirtschaftsrechnung ist der Vergleich der Salden von allen Ausgabekonten mit denen der Einnahmekonten, über einen bestimmten Zeitraum. Die Wirtschaftrechnung gibt Aufschluß über das ökonomische Verhalten.
Zu Beginn der Abrechnungsperiode (neues Journal) bekommen nur die Aktiv- und Passivkonten Anfangswerte, und zwar so, daß die Summe der positiven Aktivkonten gleich der Summe der negativen Passivkonten ist.
Ein Beispiel kann im Kapitel B eingesehen werden.
Da die fortlaufend hinzukommenden Bewegungen immer 2 Konten betreffen, einmal + (Senke), einmal - (Quelle), bleibt in jedem Zeitpunkt des Jahres die Gesamtsumme aller Konten = Null.
Der Unterschied zwischen Aktiv- und Passivkonten ist im Betrag gleich dem Unterschied zwischen Einnahmen und Ausgaben, jedoch mit entgegengesetztem Vorzeichen (damit die Gesamtsumme aller Konten gleich Null wird).
Einschlägige Bücher über Buchhaltung hinterlassen den Eindruck, daß die begleitenden Buchhaltungsregeln, die z.T. gesetzlich verankert sind, komplizierter sind, als es die Materie erfordert.
Die zahlreichen auf dem Markt befindlichen EDV-Programme tragen diesen Ballast mit sich herum, und sind deshalb entsprechend komplex.
Um ganz einfach die obigen Beziehungen in einem ebenso einfachen und anspruchslosen Programm zu realisieren, wurde diese Neuentwicklung nötig (es ist z.B. möglich, schon gemachte Journal-Einträge zu korrigieren, oder kommende Einträge im voraus zu tätigen - das Journal wird autom. nach Datum sortiert). Daraus resultiert eine stets bereinigte und damit klarere Buchhaltung.
Die für dieses Programm gewählte Technologien, machen es ziemlich Platform unabhängig. Die Schnittstelle ist absichtilich einfach gehalten, damit auch einfache Browsertypen (z.B. Text-Browser) benutzt werden können.
Privatleute, Buchhalter von Vereinen oder kleinen Firmen ohne gesetzliche Auflagen.
Nach dem auspacken des Programmarchivs am Zielort:
Pos 01 Seitenkontrolle (P neue Seite, leer fortlaufend)
02 leer
03 Konto-Nummer 1-4 stellig, z.B. 1101
07 leer
08 Konto-Titel 50 Zeichen, z.B. Kasse
58 Währung 2 Zeichen, z.B. LI, DM, FS, etc (derzeit nicht verw.)
60 Betrag für Voranschlag (0 bei Aktiv/Passivkonten), 12 Zeichen
72 frei
Pos 01 Datum 8 Zeichen, z.B. 01.01.1993
09 leer
10 Konto-Nummer +, (Senke), 1-4 Zeichen
14 leer
15 Konto-Nummer -, (Quelle), 1-4 Zeichen
19 leer
20 Vorgang max 45 Zeichen
65 Währung 2 Zeichen (wie bei KPL)
67 Betrag bis zu 12 Zeichen
79 frei; das Programm hängt an diese Position den Saldo an = 12 Zeichen
90 letzte Position im Ausgabe-Format
In fibu-Kompatibilität wird /*EOF ignoriert.
Am 01.01.9X müssen den Aktiv- und Passivkonten Anfangswerte gegeben werden (sogenannte Ueberträge). Dies geschieht dadurch, daß in diesen Linien nur ein Konto benannt wird, entweder das positive Aktivkonto, oder das negative Passivkonto, während das zweite Konto ausnahmsweise =0 gesetzt wird.
Beispiel:
01.01.93 1101 0 Uebertrag Kasse 100000 01.01.93 0 2100 Uebertrag Patrimonio 100000
Für die Darstellung wird folgender gekürzter Kontoplan angenommen:
1001 Kasse
1010 Kontokorrent Konto
1020 Festgeld: BOT
1100 Kredit an Genosse x
1999 Zwischenkonto
0 Ende Aktivas
2001 Betriebsvermögen
2010 Reservefond
2100 Schulden an Zulieferer
0 Ende Passiva
3001 Verwaltungskosten
3010 Energiekosten
3020 Dienstleistungskosten
0 Ende der Kosten
4100 Einnahmen: von Mitgliedern
4500 Einnahmen: Zinsen
4600 Einnahmen: diverse
0 Ende der Einnahmen
Viele Vorgänge setzen sich in Wirklichkeit aus mehreren Einzelschritten zusammen, die separat ins Journal eingetragen werden müssen:
01.02.95 1001 4100 von x,cxxx 100000 15.02.95 1001 4100 von y, Scheck, cxxx 500000 01.03.95 1010 1001 von Kasse nach giro 600000
01.02.95 3010 2100 Rechnung ENEL 12-1.95,dxxx 300000 15.03.95 2100 1010 an ENEL Ueb/Scheckxxx 300000
01.02.95 1999 1010 Rech.Telecom 1bim95, dxxx 600000 01.02.95 3020 1999 Rech.Telecom 1bim95 Dienst 450000 01.02.95 1100 1999 Rech.Telecom 1bim95 privat 150000 15.02.95 1001 1100 von x / priv.Telefon 150000
01.02.95 1020 1010 Anlage BOT 010595 1M 920000 01.05.95 1010 1999 Rückz. BOT 010595 1M 1000000 01.05.95 1999 1020 Rückz. BOT 010595 1M 920000 01.05.95 1999 4500 Zinsen BOT 010595 1M 80000
Solche Aufteilungen über ein Zwischenkonto oder die Kasse sind nötig, um insbesondere auf den Bankkonten nur die Beträge auszuweisen, die auch im Kontoauszug der Bank erscheinen werden ( = leichtere Kontrolle).
Schließlich wird empfohlen, immer die gleichen Formulierungen zu gebrauchen, die so kurz wie möglich sein sollten (z.B. / = für, usw.). Bei wiederkehren- den Vorgängen sollte man deshalb immer erst im Journal weiter oben nach- schauen.
Eine Testplattform is auf http://fibu.adlp.org aufgebaut.
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Mathematics Department, Macquarie University, Sydney.
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